Suggerimenti Gmail – Cintura Nera

Scritto da Federico, il 13 gennaio 2010 alle ore 21:17

Il Team di Google ed in questo caso il Team di Gmail ci offrono sempre consigli sul come utilizzare al meglio i loro servizi nel nostro utilizzo quotidiano.

I suggerimenti che arrivano oggi sono i suggerimenti Ninja con i vari gradi di cintura e quindi di abilità ma intesa come mole di mail gestite quotidianamente.

Impara tutti i trucchi per risparmiare tempo, incrementare la produttività e gestire la tua posta elettronica in modo efficiente. Inizia con i suggerimenti più adatti a te, in base allaquantità di email che ricevi ogni giorno.

Cintura nera: ricevo una gran quantità di messaggi al giorno

1. Consulta le tue email più rapidamente con le scorciatoie da tastiera.
   Le scorciatoie da tastiera ti consentono di risparmiare millisecondi per ogni azione che, sommati insieme, fanno minuti e minuti risparmiati ogni settimana. Attiva le scorciatoie da tastiera da Impostazioni e utilizza “j” e “k” per spostarti verso l’alto e verso il basso all’interno della Posta in arrivo, “o” per aprire i messaggi, “r” per rispondere, “c” per scrivere, “s” per aggiungere o rimuovere un elemento da Speciali, “e” per archiviare e così via. Premi “?” in qualsiasi momento per visualizzare la guida di riferimento che contiene l’elenco completo delle scorciatoie da tastiera.

   Attiva le scorciatoie da tastiera »

2. Utilizza gli operatori di ricerca per trovare proprio i messaggi che stai cercando.
   La vera potenza della ricerca di Gmail sta negli operatori di ricerca o nelle parole che aiutano a modificare le query inserite. Ad esempio, se cerchi un’email specifica inviata da Lisa contenente un pdf, digita “from:lisa has:attachment,”. O ancora: per trovare tutti i messaggi nella Posta in arrivo inviati direttamente a te ma che non hai ancora letto, digita “to:me is:unread in:inbox.” Attiva il Completamento automatico ricerca in Labs per semplificare ancora di più l’utilizzo degli operatori di ricerca.
   
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3. Filtra le tue email con gli indirizzi di posta personalizzati.
   Hai a disposizione più varianti di indirizzo diverse dal semplice “tuonomeutente@gmail.com” che verranno recapitate tutte alla tua casella di posta. Puoi inserire un segno (“+”) e qualsiasi combinazione di parole o numeri dopo il nome: Puoi modificare, ad esempio, hikingfan@gmail.com in hikingfan+mailinglists@gmail.com o hikingfan+junk@gmail.com. Puoi quindi aggiungere facilmente un filtro all’etichetta e/o archiviare i messaggi inviati alle varianti del tuo indirizzo.Ulteriori informazioni »
4. Controlla quali messaggi sono stati inviati direttamente a te.
   Gli “Indicatori livello di riservatezza” posizionano le frecce accanto ai messaggi della Posta in arrivo per consentirti di individuare i messaggi indirizzati direttamente a te. Una singola freccia (›) indica le email inviate a te e ad altri destinatari, mentre la doppia freccia (») quelle inviate solo a te. Seleziona “Mostra indicatori” nella sezione “Indicatori livello di riservatezza” delle Impostazioni.
   
   Attiva gli Indicatori livello di riservatezza: »
5. Usa Gmail anche dove Internet non riesce ad arrivare.
   Con Gmail Offline puoi accedere alla tua posta e utilizzare Gmail come fai normalmente, anche quando non sei connesso a Internet. I messaggi che invii quando sei offline verranno inseriti nella Posta in uscita e automaticamente inviati non appena Gmail rileva una connessione. Comincia con l’attivare Gmail Offline dalla scheda Labs in Impostazioni.
   
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6. Aggiungi rapidamente più allegati a un’email.
   Se desideri inviare più file dalla stessa cartella, tieni semplicemente premuto il tasto Ctrl (Cmd su Mac) e fai clic su ogni file che desideri allegare al messaggio oppure tieni premuto il tasto Maiusc per selezionare un gruppo consecutivo di file. Vedrai le barre di avanzamento di ciascun allegato mentre viene caricato.
   
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7. Aggiungi “(EOM)” all’oggetto dei messaggi con una sola riga.
   Per inviare una nota rapida in cui l’intero messaggio corrisponde all’oggetto dell’email (ad esempio, “Vieni a pranzo da me alle 12.30″), senza che Gmail ti chieda di aggiungere un testo, digita “(EOM)” alla fine della riga dell’oggetto (abbreviazione di End Of Message, fine del messaggio) e Gmail si limiterà a inviare il messaggio senza richieste aggiuntive.
   
8. Imposta le risposte predefinite invece di scrivere la stessa risposta ogni volta.
   Se ti ritrovi a digitare più volte la stessa risposta, prova ad attivare le Risposte predefinite in Labs. Scrivi una volta la risposta, salvala e utilizza lo stesso messaggio anche in seguito. Per un’automazione ancora maggiore, puoi anche impostare dei filtri che rispondano automaticamente a determinati messaggi con diverse risposte predefinite.
   
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9. Meno clic e più immagini con le Anteprime di YouTube, Flickr, Picasa e Yelp.
   Gmail è in grado di rilevare automaticamente i link comunemente inviati per email, video di YouTube, link di Picasa e Flickr e le recensioni di Yelp, e mostrarne le anteprime. Attiva i quattro lab per le anteprime dalla scheda Labs in Impostazioni: invece di dover fare clic su un link di un album Picasa o Flickr per visualizzare le foto che contiene, puoi vederle direttamente nel messaggio. Analogamente, nei messaggi contenenti link a YouTube verrà visualizzato il video sotto al messaggio, mentre i link a Yelp mostreranno valutazioni, numeri di telefono e altre informazioni relativa all’ inserzione.
   
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10. Utilizza i link rapidi per muoverti ovunque in Gmail con un clic.
    I Link rapidi ti consentono di creare scorciatoie a qualunque URL a cui assegnare un segnalibro in Gmail. Attiva i Link rapidi in Gmail Labs e fai clic su “Aggiungi link rapido” per salvare un link alla pagina che stai visualizzando. Ad esempio, potresti aggiungere un link a un’email con le informazioni sull’orario dei treni che prendi abitualmente oppure aggiungere un link a una ricerca che esegui ogni giorno, come “is:unread.”
    
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11. Invia e archivia in un solo passaggio.
    Attiva “Invia e archivia” dalla scheda Labs in Impostazioni e verrà visualizzato un nuovo pulsante che ti consente di inviare la risposta e archiviare il thread con un solo clic.
    
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12. Invia e ricevi la posta da più indirizzi
    Se possiedi più account di posta, puoi utilizzare Gmail come hub per tutti. Seleziona “Aggiungi account email POP3″ nella scheda “Account e importazione” in Impostazioni per iniziare a ricevere la posta da altri account. Per inviare la posta da altri account, fai clic su “Invia messaggio come” e imposta gli indirizzi mittente personalizzati per ciascun account da cui desideri inviare messaggi. Tieni presente che gli account email da cui desideri recuperare la posta devono supportare l’accesso POP e, nel caso degli indirizzi Gmail, devono avere l’accesso POP abilitato.
    
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13. Fai vedere a tutti chi sei mostrando una tua foto
    La tua foto viene visualizzata ogni volta che un utente passa il mouse sopra al tuo nome nella Posta in arrivo o nei Contatti. Per aggiungere la tua immagine, fai clic su Impostazioni, quindi cerca la sezione “La mia foto”. Puoi caricare un’immagine, selezionarne una da Picasa Web Album oppure inserire l’URL di un’immagine che ti ritrae già online.
    
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